Att rekrytera nya medarbetare är en viktig och ofta tidskrävande process. Många företag använder olika rekryteringsverktyg för att förenkla och strukturera arbetet – men det går absolut att hantera hela processen utan dyra eller avancerade system. I den här bloggen visar vi hur du kan jobba med rekrytering på ett smart och effektivt sätt, helt utan rekryteringsverktyg.
definiera behovet tydligt från början
Det första steget är att göra en noggrann behovsanalys. Vad är det för roll som ska tillsättas? Vilka arbetsuppgifter ingår? Vilken kompetens behövs – och vad kan läras upp internt? Ju tydligare du är här, desto lättare blir det att skriva en relevant jobbannons och hitta rätt person.
skriv en ärlig och konkret jobbannons
När behovet är klart formulerat kan du skapa en jobbannons. Här är det viktigt att vara transparent – både kring vad tjänsten innebär och vad företaget har att erbjuda. Undvik floskler och fokusera istället på tydlighet: arbetsuppgifter, krav, meriterande erfarenheter, kultur och värderingar.
Publicera annonsen på kostnadsfria plattformar som Arbetsförmedlingen, Linkedin, sociala medier eller företagets egen webbplats. Du kan även be dina medarbetare att dela den i sina nätverk.
hantera ansökningar manuellt – men organiserat
Utan rekryteringsverktyg är det viktigt att ha en bra struktur för hur du tar emot och hanterar ansökningar. Skapa en särskild mejladress för rekrytering eller använd en gemensam mapp i mejlen där alla ansökningar samlas. Sätt upp ett enkelt Excel-ark eller Google Sheet där du loggar inkomna kandidater, kontaktuppgifter, status i processen och eventuella kommentarer.
sållning och urval utan AI eller algoritmer
Manuellt urval kräver tid och uppmärksamhet, men ger också möjlighet till ett mer personligt intryck. Läs CV:n och personliga brev noggrant. Leta efter kopplingar mellan kandidatens bakgrund och det ni söker. Fundera också över mjuka värden – kommer personen passa in i teamet och företagets kultur?
Om du får många ansökningar kan det vara smart att börja med ett kort telefonsamtal för att snabbt känna av intresse, kommunikationsstil och grundläggande matchning.
håll en personlig och tydlig kommunikation
Utan automatiska svar från ett system behöver du själv hålla i all kommunikation – men det kan också vara en styrka. Personliga mejl och snabb återkoppling ger ett gott intryck av företaget. Informera om hur processen ser ut, när kandidaten kan förvänta sig svar, och ge alltid återkoppling – även till de som inte går vidare.
genomför intervjuer med struktur
Intervjuer kan göras fysiskt, digitalt eller via telefon – beroende på vad som passar. Förbered frågor som utgår från de viktigaste delarna i kravprofilen. Ha gärna ett enkelt formulär eller anteckningsmall som du fyller i efter varje intervju för att lättare kunna jämföra kandidater.
fatta beslut – och följ upp
När du hittat rätt kandidat är det dags att fatta ett beslut och ge ett erbjudande. Var tydlig med villkor och nästa steg. När personen tackat ja är det också viktigt att följa upp introduktion och onboarding – även det utan systemstöd. Här kan en checklista eller intern plan vara till stor hjälp.
slutsats: det går – om du har struktur och engagemang
Att rekrytera utan rekryteringsverktyg är fullt möjligt, men kräver att du har ordning och är aktiv genom hela processen. Ansökningsportal har ett prisvärt verktyg om du vill fördjupa dig i hur det skulle kunna hjälpa dig. Med tydlig struktur, god kommunikation och ett personligt bemötande kan du skapa en rekryteringsupplevelse som både du och kandidaten känner sig trygga med – även utan tekniska hjälpmedel.